深圳市缝制设备行业协会办公室管理制度

深圳市缝制设备行业协会办公室管理制度

一、目的：

为了营造协会良好的办公环境，树立协会良好的形象，提高工作效率，特制定本管理制度。

二、定义：

办公环境：指由办公区和公共场所所共同构成的区域。

办公区：指协会办公环境除接待前厅，对外洽谈区以外的区域。

公共场所：指办公区域内的会议洽谈室、门厅、走廊、过道等。

三、作业程序：

1、      协会的员工必须佩戴工作卡才能进入办公区域；

2、      着装要求和礼仪及行为规范

四、办公管理

（一）办公环境管理规定  

  A  公共场所

1、严禁涂抹、刻画、张贴等任何方式破坏协会办公环境

2、员工需将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入指定地点

3、禁止在办公环境内聊天、大声喧哗。

4、严禁随地吐痰

  B  办公区：

1、员工需维护个人办公区域卫生，办公桌椅、办公设备表面不得附着尘土并且摆放合理整齐。

2、办公区内不得堆放大宗资料、纸箱等物品，该类物品应放置库房保存。

3、下班离开前，员工需关闭办公位所用设备的电源并将台面的物品归位，锁好个人物品，椅子需推移到办公桌的空格处。

4、维护协会财产，定期检查、保养、维护办公设施、设备，如出现问题，维护责任人应立即进行维护和修理；人为损坏者照价赔偿。

C  着装要求和礼仪及行为规范

1、女员工需穿端庄、大方、得体的职业装，不得穿过露的服装，短裙不得短于膝上两寸，化妆要自然，宜化淡妆。

2、男员工可穿西裤、衬衣并打领带，不得穿短裤或背心、拖鞋。

3、有接待任务时必需着正装

4、着装礼仪的监督由秘书处执行，秘书处有权拒绝着装不符合要求的员工进入协会。

（二）办公秩序

1、端正工作作风。提倡诚实求信，求真务实，不得欺上瞒下，投机取巧，应具有较强的责任感和使命感

2、团结协作。部门之间、员工之间都要维护协会利益，强调团结协作；凡事要以理服人，照章办事，坚决杜绝互不配合、互相拆台的现象发生。

3、注重工作效率。全体员工应力求提高效率，增强实效，扩大成绩。会客应准时到达，陈述问题简明扼要。

4、协会所有的文件及资料未经会长授权许可，一律不准携带外出。

5、计算机等设备属于协会重要财产，由使用人负责管理、秘书处监督管理及维护；计算机内的协会资料一律不准外泄，严禁非法拷贝，如有违反规定，将采取严厉的经济制裁，严重者交司法部门处理；

6、办公室工作人员应保持良好的精神面貌。上下级之间要相互尊重，同事之间保持团结，工作时间下属不得直呼上级姓名或顶撞上级。

7、文明办公，保持办公环境安静，上班时间不得有喧哗、嘻笑、追逐等不文明行为。

8、礼貌、周到、耐心地接待来访客人，注意保持协会形象和保守协会秘密，来访客人一般情况下由专人接待，如有特殊情况，由协会指定人接待。

9、保持协会电话畅通，电话接听（电话响铃不能超过三声）并使用规范语言，接电话时先说：“你好，深缝协”。 如是找别的同事时，应说“请稍侯”，若遇所找人不在时，要询问打电话者是否留下口讯，重要的事宜须详细记录，并及时转告当事人，打私人电话不得超出三分钟。

10、办公人员外出办事，应将自己负责的事处理完后，获主管领导批准方可外出；办公时间内办公室不准空无一人的情况出现。

11、办公室内严禁明火，下班后最后离开办公室的人应将办公室的电源开关关闭后才能离开。

（三）接待制度

1、接待来宾时必须先问清来访人员的意图，同时通知被访人，随后才可带来访者进入办公区。并准备饮用水递给客人。

2、协会员工如果与来访者进行业务商谈，应在洽谈区进行，来访者不得在办公区随意走动，更不能自行进入办公环境拍照摄像。

3、办公场地谢绝一切外来推销人员。

五、本制度经理事会审议通过后生效，解释权归协会秘书处所有。

深圳市缝制设备行业协会

2009年1月