深圳市缝制设备行业协会印章、文件管理制度
2009-1-5 16:35:13来源:深圳市缝制设备行业协会
深圳市缝制设备行业协会印章、文件管理制度
第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《广东省行业协会条例》和《深圳市缝制设备行业协会章程》制定本制度。
第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人,秘书处办公室是印章、文件管理的责任部门,各部(室)依照本管理制度履行职责。
第三条 秘书处行文使用两个文号,即“深缝协”和“深缝协秘”。“ 深缝协”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖协会印章。“深缝协秘”是以秘书处的名义发出的文件,主要是各部(室)具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等,该文号需加盖秘书处印章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处负责人对文件初核,报由会长审核后批示签发,秘书处负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 以协会名义发出的各类文件需经会长审核批示后,由秘书处签发。
第六条 行文执行登记制度,由秘书处派专人负责。
第七条 各类文件行文需使用《深圳市缝制设备行业协会行文呈批表》。
第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《深圳市缝制设备行业协会协会文件传阅处理表》,报会长阅批。
第十条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
第十一条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。
第十三条 “深圳市缝制设备行业协会”、“ 深圳市缝制设备行业协会秘书处” 由秘书长保管,如使用需经会长批准。 “深圳市缝制设备行业协会”财务印章由出纳保管,法人私章由财务长保管,使用由会长审批。
第十四条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,未经领导批准不得带离本会办公场所。
第十五条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,由专人保管,经会长批准后由秘书长开具,并留底备查。
第十六条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。
深圳市缝制设备行业协会
2009年1月